Backoffice

Facturatie met WeFact

Het Facturatie-overzicht stuurt al je facturen via WeFact aan. Je maakt aanbetalingen en eindfacturen rechtstreeks vanuit de werkvoorraad, verstuurt herinneringen en markeert betalingen, met drie tabbladen die je grip geven op de hele geldstroom.
Het facturatie-overzicht in RelayPro met stat-kaarten en de werkvoorraad-tab
Werkvoorraad, Facturen en Omzet: factureren en opvolgen vanuit één scherm.

Factureren zonder over te schakelen

Je hoeft niet tussen RelayPro en je boekhoudpakket heen en weer te springen. De WeFact-koppeling maakt facturen rechtstreeks vanuit de werkvoorraad aan: leads die klaar zijn om te factureren staan al klaar met de juiste actieknop. Bij een goedgekeurde offerte maak je een aanbetaling, bij een afgeronde installatie de eindfactuur. De debiteurgegevens en factuurregels komen mee uit de lead, dus je controleert in plaats van overtypt.

De stat-kaarten bovenaan tonen direct hoeveel er nog te factureren is, wat openstaat, wat vervallen is en wat al voldaan is. Zo zie je direct waar je geld zit.

Van concept tot betaald

In het tabblad Facturen volg je elke factuur door zijn levenscyclus. Je downloadt de PDF, verstuurt een concept, stuurt een herinnering of markeert een betaling. Omdat herinneringen nooit automatisch de deur uit gaan, houd jij de regie over de toon en het moment richting je klant.

Het tabblad Omzet maakt er een stuurinstrument van. Omzet YTD, gemiddelde factuurwaarde, gemiddelde betaaltermijn en het percentage op tijd betaald staan naast een maandgrafiek van betaald versus openstaand. Geen losse rapportage achteraf, maar live inzicht in je cashflow.

Stap voor stap

  1. Open FacturatieGa naar Facturatie in de zijbalk. Bovenaan staan de stat-kaarten Te factureren, Openstaand, Vervallen, Voldaan en Totaal waarde.
  2. Pak een lead uit de werkvoorraadIn het tabblad Werkvoorraad staan leads die klaar zijn om te factureren. Klik bij Offerte goedgekeurd op Factuur aanmaken (aanbetaling) of bij Installatie afgerond op Eindfactuur maken.
  3. Stel de factuur samenKies in de WeFact-dialog het Factuurtype (Aanbetaling, Eindfactuur of Totaalfactuur), controleer de Debiteurgegevens en de factuurregels en klik op Factuur aanmaken.
  4. Verstuur en volg opIn het tabblad Facturen filter je op type en status. Per rij gebruik je PDF, Versturen (bij Concept), Herinnering of Betaald.
  5. Houd je omzet in beeldIn het tabblad Omzet zie je de KPI’s Omzet YTD, gemiddelde factuurwaarde, gemiddelde betaaltermijn en het percentage op tijd betaald, plus een staafgrafiek per maand.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een aanbetalingsfactuur?
Klik in de werkvoorraad bij een lead met status Offerte goedgekeurd op Factuur aanmaken. In de WeFact-dialog stel je het percentage in. RelayPro rekent meteen uit wat de eindfactuur dan wordt, zodat klant en backoffice precies weten waar ze aan toe zijn.
Worden facturen automatisch tussen RelayPro en WeFact gesynchroniseerd?
Je houdt het zelf in de hand. Met WeFact sync haal je facturen op die al in WeFact staan maar nog niet in RelayPro (backfill), en met Vernieuwen controleer je de status van bekende facturen. Een herinnering wordt nooit automatisch verstuurd, die klik je zelf aan.
Wat doet de knop Betaald markeren?
Die werkt de status bij in zowel RelayPro als WeFact. Gebruik het alleen als de betaling echt binnen is, want de twee systemen blijven zo gelijklopen.
Welke betaaltermijn kan ik instellen?
In de factuurdialog kies je de betaaltermijn met snelknoppen: Direct, 1 dag, 7, 14 of 30 dagen. Zo sluit elke factuur aan op de afspraak met de klant.
Lees ook
Afrekentool: provisie en marge berekenen Klantportaal & digitaal tekenen Opvolging: leads die te lang stilstaan

Wil je dit in jouw bedrijf?

Plan een demo op maat. We tonen RelayPro met jouw productgroepen, workflows en huisstijl, en rekenen je businesscase live door.

Demo aanvragen Meer over backoffice & administratie