Altijd zicht op waar de offerte staat
Een offerte is geen statisch document, maar een traject. RelayPro maakt dat traject zichtbaar met een gekleurde banner bovenaan de tab Offertes. Groen betekent dat de klant akkoord is of heeft getekend, geel dat de offerte is geweigerd, en rood dat je naar een oude versie kijkt die is vervangen. Zo weet je in één oogopslag of er actie nodig is, zonder dat je in details hoeft te duiken.
De levenscyclus is helder: een offerte start als Concept (vrij te bewerken), gaat naar Verzonden (bij de klant, inhoud vergrendeld) en eindigt op Goedgekeurd / Getekend of Geweigerd. Elke stap heeft zijn eigen visuele signaal, tot een groene ring met vinkje of een schild bij een eIDAS-ondertekende, geaccepteerde versie.
Een nieuwe versie in één klik
Wordt een offerte geweigerd, of wil je na verzending toch iets aanpassen? Dan maak je een nieuwe versie. Alle klantgegevens worden overgenomen en de nieuwe versie start weer als Concept, klaar om te bewerken. Bij meerdere versies houdt RelayPro het overzicht met kaartjes (v001, v002 en verder), waarbij de actieve versie (huidig) draagt. Onderaan kun je elke eerder verstuurde PDF downloaden, zodat je hele offertegeschiedenis bewaard blijft.
Netjes opruimen, veilig vastgelegd
Wil je een versie uit het zicht van de klant halen, dan deactiveer je hem met het oog-icoon. Hij verdwijnt dan voor de klant en voor niet-admins, terwijl de gegevens bewaard blijven. Heractiveren is bewust voorbehouden aan een administrator, zodat een gedeactiveerde versie niet zomaar weer opduikt. Een vervangen versie is altijd alleen-lezen, met een directe link naar de actieve versie. Zo werk je altijd in de juiste offerte en blijft de historie betrouwbaar.
Stap voor stap
- Lees de statusbannerBovenaan de tab Offertes vat een gekleurde banner de toestand samen: groen bij goedgekeurd of getekend, geel bij geweigerd, rood bij een vervangen versie.
- Maak een nieuwe versieNa een weigering of wijziging klik je op Nieuwe versie (op de banner of bij de versie-header), of gebruik je Acties › Nieuwe offerte versie.
- Herken de versiesBij meerdere versies zie je kaartjes v001, v002 en verder, met (huidig) op de actieve versie. De geaccepteerde versie heeft een groene ring met vinkje, of een schild bij eIDAS-ondertekening.
- Download eerdere offertesOnder de versies lijst Verzonden offertes alle eerder verstuurde PDF’s om te downloaden.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de statussen van een offerte?
Hoe maak ik een nieuwe offerteversie?
Kan een klant een oude versie nog zien?
Wat gebeurt er met de klantgegevens bij een nieuwe versie?
Kan ik een vervangen offerte nog aanpassen?
Wil je dit in jouw bedrijf?
Plan een demo op maat. We tonen RelayPro met jouw productgroepen, workflows en huisstijl, en rekenen je businesscase live door.