Twee wegen naar een afspraak
Plannen mag voelen zoals jij werkt. Vanuit de Kalender klik je op Nieuwe afspraak en bouw je de afspraak van voor naar achter op: lead, type, datum, tijden, monteurs en adviseurs en eventueel een bericht voor de monteur. Werk je liever vanuit de wachtrij, dan klik je in de Werkbank of op de Gebiedskaart op Inplannen en kies je monteur, datum en tijden in hetzelfde vertrouwde venster. Wil je een document meesturen, dan hang je onder Werkdocument meegeven een geüpload lead-document aan de afspraak; de monteur ziet dat terug in Mijn Planning.
De eerste monteur en de eerste adviseur in de lijst gelden als primair; extra namen zijn meebewerkende teamleden. Het type Installatie wordt overal als Montage getoond, en Overig is er voor afspraken zonder vast type.
Status, monteurs en communicatie op één plek
Een bestaande afspraak open je door er in de Kalender op te klikken. In de detailmodal pas je de status, de monteurs en adviseurs, de datum en tijd of de notitie voor de monteur aan, allemaal op één scherm. De status vertelt het hele verhaal: van Gepland en Bevestigd tot In uitvoering, Voltooid, Probleem of Geannuleerd. Zet je een afspraak op Probleem, dan verschijnt de reden netjes in het klantportaal, dus hou die tekst vriendelijk en helder.
Wat de klant en de monteur ontvangen
Communicatie regelt RelayPro voor je. Bij het inplannen krijgen de klant en de toegewezen monteur(s) automatisch een bevestiging, en moet er iets opnieuw de deur uit, dan doen Backoffice en Beheer dat met Opnieuw versturen. Monteurs hoeven ’s ochtends niets uit te zoeken: de dagplanning-herinnering valt al de avond ervoor om 19:00 binnen, met de afspraken van de volgende dag. Verwijder je een afspraak, dan zet RelayPro de lead-status automatisch terug zodra er geen andere afspraken meer openstaan.
Stap voor stap
- Maak een afspraak in de KalenderKlik op Nieuwe afspraak, kies de lead (zoek op naam, offerte-ID of telefoon), het type, de datum, de start- en eindtijd, de monteurs en adviseurs en eventueel een bericht voor de monteur. Klik Afspraak inplannen.
- Of plan vanuit de wachtrijKlik Inplannen op een wachtrij-kaart, kies in het venster de monteur, de datum en de tijden en optioneel een werkdocument, en klik Inplannen.
- Laat de bevestiging uitgaanDe klant en de toegewezen monteur(s) krijgen automatisch een bevestigingsmail.
- Beheer een bestaande afspraakKlik de afspraak in de Kalender aan en pas de Status, de monteurs en adviseurs, de datum en tijd of de Notitie voor monteur aan.
- Verstuur opnieuw of verwijderBackoffice en Beheer versturen de mail opnieuw via Opnieuw versturen. Met Verwijderen haal je de afspraak weg; de lead-status wordt teruggezet als er geen andere afspraken meer zijn.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een nieuwe afspraak?
Krijgen de klant en de monteur automatisch bericht?
Wat betekenen de afspraakstatussen?
Wat gebeurt er als ik een afspraak verwijder?
Wanneer krijgt de monteur zijn dagplanning?
Wil je dit in jouw bedrijf?
Plan een demo op maat. We tonen RelayPro met jouw productgroepen, workflows en huisstijl, en rekenen je businesscase live door.